開會開不完? 問題都出在….

本站遊戲解密有開職場分類,但是都沒有職場文。所以一姊絞盡腦汁也要來寫一篇湊數貢獻給大家。

很多人去上班就是開不完的會,這場開完接著下一場,開到天昏地暗、頭腦不清,忘記去上廁所導致膀胱炎等等。到底開會為什麼會變成一種災難,給大家幾個理由去選擇: 都擠?(日文)

1.等待遲到的與會者

常有一堆人魚貫而入進到會議室,之後發現誰誰還沒到,只好一堆人等一個人。

等待是有成本的,保誠人壽資深副總經理李國華在天下雜誌中提到: 估計過若有8個人一起開2個小時的會,以薪資比例來計算,開會的成本費用是5千到1萬元。照這比例看,高階主管會議8個人等個12分鐘,就要花掉一千元,想像一下每12分鐘就飄走一千元鈔票,做老闆的你有感覺嗎?

臨時決定要開會常常出現這種情形,人不在座位上,可能正好出外辦事,可能有訪客或面試無法馬上參加會議。或者有人就是很惡質地常常遲到。

改善方法:

  • 開會本來就應該事前通知,良好的通知系統,不管是電話email或者日曆通知,一定要確保找得到人。
  • 開會前習慣"揪"一下同事,不要讓他們坐在位置上忘記開會時間。
  • 時間一到準時開會。

2.主持會議者前言太長

碰過一個小時的會議卻有半個小時都聽主管在罵人? 憂慮公司的未來而語重心長地發表感想? 或者雜七雜八地談到一堆無關會議的事情?

老實說,業務主管因為業績壓力,有時候罵人也是一種必須,偶爾可以訓練自己被罵的抗壓性,想想可否做得更好!也並不是只有老闆會憂慮公司的未來,跟著一起皺眉頭也沒關係吧? 忍耐是一種修行。

但若以上情形,是一個經年累月地、沒有改善跡象的無窮迴圈,而且確實跟會議都TMD無關,那麼,除非你的老闆就是郭董或者徐董,否則沒有必要浪費時間,直接打斷談話,提醒應該要進行會議的主題,沒有人會說你不對。我們的大部分時間應該拿來為公司奮鬥,剩餘的時間拿來自我學習和放鬆,根本不用花時間攪和別的。

如果老闆因此而不爽,把你這個認真的人開除了,去重用點頭部隊,那你跟在他身邊有意義嗎?

改善方法:

  • 先同意對方的看法,接著溫和地提醒會議內容。

3.會議過程無效率

最常出現的問題有幾種:
與會者對這場會議內容毫無心理準備,臨時被拉進來參加。
沒有議程(Agenda),針對一個很大的主題東扯西扯。
只需要一個人先動手開始的事情(例如修改試算表),卻要其他人一起旁觀。
主管突然對議程外的事情要說明,補充個幾句下來就是半小時或一小時!

解決方法:

  • 所有會議都應該有Agenda,說明這次開會時間分為哪幾段,各要討論什麼。
  • 有關聯的人才應該進會議室,每次會議都要做好紀錄。
  • 建議白板上只留對理解有意義的流程圖,不要亂畫!

4.會議沒有結論
因為太多事情一次開,後面的事情都開到很晚了都開不完,最後草草結束會議。
開會時被要求準備更多資料。
公聽會開法: 強迫所有人發表意見,不論其專業程度,涉案深淺。

解決方法:

  • 針對Agenda逐項紀錄結論,或者預定進度。
  • 若需要準備資料則事先就要安排。
  • 主席講完話,留個發表意見時間來自由討論,紀錄每個有建設性的建議。

開會是上班最重要的溝通項目,除此之外的事情其實都可以虛擬團隊解決,見面談其實是溝通最好的方式,千萬不要反而變成浪費時間囉!

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